Privacyverklaring

Wie is Bouw365, en voor wie geldt dit

Bouw365 is software voor Nederlandse aannemers en kleine bouwbedrijven. Je beheert er je klanten, offertes, projecten, planning, uren en facturen mee.

Deze verklaring gaat over het platform zelf: de applicatie op app.bouw365.nl, ook wanneer je hem in de browser van je telefoon gebruikt. Of er een geïnstalleerde app is, en wat die van je toestel gebruikt, staat verderop in een eigen sectie. De marketingsite bouw365.nl heeft een eigen, kortere toelichting. Die gaat over een bezoek aan de website en niet over wat er binnen je account gebeurt. Dit is het document waar die toelichting naar verwijst.

Er zijn twee soorten lezers, en de verklaring is voor allebei geschreven:

• Je hebt zelf een account bij Bouw365 — je bent aannemer, of je werkt bij een bouwbedrijf dat Bouw365 gebruikt.
• Je bent klant van zo'n bouwbedrijf en je kreeg een offerte, een factuur of een link naar een klantportaal. Dan gaan jouw gegevens door deze software heen, maar is het bouwbedrijf je aanspreekpunt. De volgende sectie legt uit waarom.

Vragen over deze verklaring, en over de gegevens in je eigen account, kun je stellen via info@bouw365.nl. Dat is het vaste adres waarop Bouw365 privacyvragen beantwoordt. Wie de gegevens in jouw account beheert, staat in de volgende sectie.

Bouw365 is een handelsnaam van Dromenbouw, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95836861, btw-id NL005176149B49, gevestigd aan de Locatellistraat 4 A, 5654 JE Eindhoven. Waar in deze verklaring staat dat Bouw365 verwerkingsverantwoordelijke is, is Dromenbouw de partij die dat is.

Wat dit document wel en niet is: het beschrijft wat de software doet. Het is geen juridisch advies, en er staat nergens in dat Bouw365 aan de AVG voldoet. Dat is een oordeel dat een jurist velt, niet een tekst over zichzelf.

Twee rollen: waar Bouw365 over gaat, en waar jij over gaat

Dit is de belangrijkste sectie van deze verklaring, en het is geen juridische finesse. Er lopen twee soorten gegevens door Bouw365, en voor de ene draagt Bouw365 de verantwoordelijkheid en voor de andere jij.

Het eerste soort zijn de gegevens van jou als accounthouder en van je bedrijf. Je naam, je e-mailadres, je inloggegevens, je bedrijfsgegevens, je abonnement. Bouw365 bepaalt zelf waarvoor die nodig zijn en hoe ze verwerkt worden. Bouw365 is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Een vraag over die gegevens komt bij Bouw365 terecht.

Het tweede soort zijn de gegevens die jij invoert. Over je klanten, je contactpersonen, je onderaannemers, je leveranciers en je eigen medewerkers. Jij bepaalt wat je vastlegt, waarom, en hoe lang je het houdt. Jij bent daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en Bouw365 is verwerker — Bouw365 verwerkt die gegevens omdat jij een abonnement hebt, niet op grond van een eigen afspraak met jouw klant.

Wat dat praktisch betekent:

• Komt een klant van jou vragen welke gegevens je van hem hebt, of vraagt hij ze te verwijderen, dan is dat jouw verplichting. Niet die van Bouw365.
• Bouw365 levert daar gereedschap voor, en is verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van dat gereedschap. Wat het kan en waar het tekortschiet, staat in de sectie over je rechten.
• Komt zo'n verzoek per ongeluk bij Bouw365 binnen, dan wordt de vraag doorverwezen naar het bouwbedrijf: Bouw365 beslist niet zelf wat er met de gegevens van een klant van een aannemer gebeurt.

Dus: lees je dit als accounthouder, dan gaan beide helften over jou — de ene over je eigen gegevens, de andere over wat je met de gegevens van anderen doet. Lees je dit als klant van een aannemer, dan is die aannemer je aanspreekpunt en gaat de rest van dit document vooral over hoe zijn software met jouw gegevens omgaat.

Wat er gebeurt als er gegevens uitlekken hangt aan diezelfde rolverdeling, en dat weet je liever vóórdat het gebeurt. Lekken er gegevens van jou als accounthouder — je inloggegevens, je bedrijfsgegevens, je abonnement — dan is Bouw365 de partij die moet beoordelen wat er is gebeurd en of het gemeld moet worden. Lekken er gegevens die jij over je klanten hebt ingevoerd, dan ben jij de verantwoordelijke: dan is het jouw beoordeling en jouw melding, ook als de oorzaak bij ons ligt. De AVG legt ons in dat geval de plicht op je daarbij bij te staan.

Hier hoort te staan wat daarvoor is ingericht, want een plicht zonder pad is een lege plicht. Het eerlijke antwoord is: weinig. Er is in deze software geen meldprocedure vastgelegd, geen knop die een melding in gang zet, en geen afgesproken termijn waarbinnen je van ons hoort. Wij hebben daar bij het schrijven van deze tekst gericht naar gezocht — in de code en in ons eigen verwerkingsregister — en niets gevonden. Wat er wél is, is het logboek van je eigen bedrijf: daarin staat wie wat wanneer heeft gedaan, inclusief het meekijken door een beheerder, en dat is waar je bij een onderzoek als eerste kijkt. Merk je iets, of heb je iets van ons nodig om je eigen beoordeling te kunnen maken, mail dan info@bouw365.nl. Dit is een bekend open punt, en het staat hier omdat je het hoort te weten — niet omdat het zo hoort te blijven.

Eén voorbehoud hoort erbij: deze rolverdeling volgt uit hoe de software werkt en is niet juridisch getoetst. Zij staat als uitgangspunt in het eigen verwerkingsregister van Bouw365, en dat register zegt er zelf bij dat het een aanname is.

Welke gegevens Bouw365 van jou als accounthouder heeft

Dit is de helft waarvoor Bouw365 verwerkingsverantwoordelijke is.

Van je bedrijf:

• handelsnaam en bedrijfsnaam, vestigingsadres, telefoonnummer, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN
• je abonnement: welk pakket, sinds wanneer, wat er betaald is en wat er openstaat
• je logo, je huisstijlkleuren en je algemene voorwaarden, als je die uploadt

Van jou persoonlijk:

• je voor- en achternaam en je e-mailadres
• je wachtwoord — nooit als tekst, maar als eenrichtingsafdruk (bcrypt): een afdruk die niet terug te rekenen is naar je wachtwoord, ook niet door ons
• als je tweestapsverificatie aanzet: het geheim van je authenticator en je herstelcodes
• je profielfoto en je handtekening als afbeelding, als je die instelt
• je rol in het bedrijf, je contracturen en de privé-link naar je agendafeed
• je meldingsvoorkeuren, je taalkeuze en je voortgang in de rondleiding door de app

Waarvoor: om je te laten inloggen, de app te laten werken, je bedrijf te factureren en je te kunnen bereiken over je account. Die gegevens worden niet gebruikt om je over websites of apps heen te volgen, en niet om je iets te verkopen buiten je abonnement om.

Bij je aanmelding wordt ook vastgelegd hoe je bedrijf bij Bouw365 terechtkwam, voor zover dat bekend is: je antwoord op de vraag hoe je ons gevonden hebt (die vraag is optioneel), de naam van de website waarvandaan je naar de aanmeldpagina kwam — alleen die naam, niet het adres van de pagina — en de campagnecode als die in de aanmeldlink stond. Daar is geen cookie of tracker voor nodig: de aanmeldpagina stuurt het mee met het formulier. Waarvoor: zien via welke kanalen klanten binnenkomen. De grondslag is een gerechtvaardigd belang van Bouw365, en het wordt éénmaal vastgelegd en daarna niet meer aangevuld.

Eén ding wordt wél per gebruiker bijgehouden, en het hoort hier te staan omdat de naam van de tabel het verstopt. Elke keer dat de hulpassistent in de app een antwoord geeft, wordt er een regel weggeschreven: wie het vroeg, bij welk gesprek het hoorde, op welke pagina je stond en wanneer. Die regel heet in ons systeem 'feedback', maar hij wordt altijd geschreven — ook als je nooit op duim omhoog of duim omlaag klikt.

Waarvoor dat is: meten hoe vaak de assistent moet zeggen dat hij het niet weet. Dat cijfer bepaalt of hij bruikbaar is. Maar wie die regels op gebruiker sorteert, leest terug op welke schermen jij wanneer met de assistent bezig was, en dat is een navigatiespoor. Zo staat het ook in onze App Store-aangifte: browsegeschiedenis en gebruiksgegevens, met analyse als doel. De grondslag hiervoor is niet de uitvoering van je abonnement maar een gerechtvaardigd belang van Bouw365. Dat geldt in deze sectie ook voor wat er van je voortgang in de rondleiding wordt bijgehouden, en elders in het systeem voor de vastleggingen die als bewijs dienen. Of zo'n belang de vastlegging draagt, is een vraag voor een jurist en niet voor deze tekst.

Wat er niet mee gebeurt: het spoor blijft binnen Bouw365. Er gaat niets naar een advertentienetwerk, niets naar een databroker, en het wordt niet gekoppeld aan gegevens over jou van andere partijen. Verwijder je je account, dan worden deze regels verwijderd — niet geanonimiseerd maar weg.

Drie momenten waarop deze gegevens het platform verlaten, en verder geen. Bij registratie gaat je KVK-nummer naar de Kamer van Koophandel om te controleren of het bestaat; er gaan geen namen mee. Een postcode en huisnummer gaan naar PDOK, een dienst van de overheid, om straat en plaats in te vullen; ook daar gaan geen namen mee, en niet je IP-adres. En voor je abonnement gaan de naam van je bedrijf, het e-mailadres van degene die het afsluit en de bedragen naar Mollie, de partij die incasseert.

Over dat laatste is één ding belangrijk genoeg om apart te zeggen: Mollie incasseert alleen jouw abonnement bij Bouw365. De facturen die jij aan jouw klanten stuurt, worden buiten Bouw365 om betaald. Er gaat geen enkele betaling van een klant van jou door Mollie heen.

Welke gegevens jij over jouw klanten en medewerkers invoert

Dit is de helft waarvoor jij verwerkingsverantwoordelijke bent. Bouw365 bewaart en verwerkt het voor jou, maar wat erin staat bepaal jij.

Wat de app daarvoor in huis heeft:

• klantgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, en als je ze invult ook KVK-nummer, btw-nummer en IBAN
• contactpersonen en werkadressen, met vrije notities over de toegang tot een locatie
• leads, offertes, metingen, projecten, meerwerk, facturen en creditnota's
• bezoekverslagen van een opname, met vrije tekst over wat de klant wil en wat er nog onduidelijk is
• foto's van de bouwplaats, dagnotities van je veldwerkers en berichten in de projectchat en het klantportaal
• rapporten met velden die je zelf ontwerpt, en de handtekening waarmee ze afgetekend worden
• over je eigen mensen: rol, contracturen, vakbekwaamheden, certificaten, gewerkte uren, afwezigheid en afgetekende werkinstructies

Vier dingen daarvan verdienen je aandacht, omdat jij er verantwoordelijk voor bent en de software ze niet voor je oplost.

Afwezigheid kent het type 'ziek'. Dat is een gegeven over iemands gezondheid, en daarvoor gelden zwaardere regels dan voor gewone personeelsgegevens. De app schermt het type en de toelichting server-side af voor wie ze niet hoort te zien, en laat ze uit de agendafeed weg. Wat de app niet doet, is bepalen of jij die registratie in deze vorm mag voeren. Dat is een vraag voor jou en je arbodienst.

Rapportvelden ontwerp je zelf. De app controleert of een ingevulde waarde bij het type van het veld past, maar niet of dat veld er mag zijn. Een datumveld dat 'Geboortedatum bewoner' heet, werkt gewoon. Wat je in een sjabloon zet, komt in elk rapport dat ermee gemaakt wordt.

Er is een meting over je eigen mensen die je makkelijk over het hoofd ziet. Zet je de normmotor aan bij een taak, dan wordt vastgelegd hoeveel uur er voor die taak begroot was en hoeveel er werkelijk op geschreven is. Die werkelijke uren komen uit de urenregistratie van de mensen die eraan werkten. Is een taak door één persoon gedaan, dan staat daar dus hoe lang díé persoon over dat werk deed. Aanzetten is een keuze van het kantoor en niet van de veldwerker, en dit raakt arbeidsrecht en niet alleen privacy.

Vrije tekst gaat nergens doorheen een filter. Een leadtitel als 'Verbouwing familie Jansen', een dagnotitie over de bewoners van een huis, een notitie bij een werkadres: dat blijft staan zoals je het typt, ook nadat je een klant geanonimiseerd hebt. Geen enkele automatische opschoning kan een naam in lopende tekst betrouwbaar herkennen, en Bouw365 doet daarom geen poging.

Twee dingen gaan het platform uit doordat een gebruiker ergens op tikt, naar een partij die hij zelf kiest. Wie zijn planning in zijn eigen agenda-app zet, geeft daarmee taaknaam, projectnaam, straat, huisnummer, plaats en de notities bij een inplanning door aan de maker van die agenda-app. En wie in de app op 'Navigeer' tikt, stuurt straat, huisnummer en plaats van het werkadres naar Google Maps; de postcode gaat niet mee. In beide gevallen bepaalt de gebruiker wie de ontvanger is, en kan Bouw365 niet zien welke partij dat geworden is.

Eén ding gaat vanzelf naar buiten. Vul je bij een klant of een werkadres een postcode en huisnummer in, dan zoekt de app straat en plaats op bij PDOK, een dienst van de overheid. Alleen die postcode en dat huisnummer gaan mee, via de server van Bouw365: geen namen, en niet het IP-adres van de gebruiker.

De link naar zo'n agendafeed is een privé-link zonder vervaldatum. Wie hem in handen krijgt, kan de planning van dat teamlid blijven lezen tot de link met de hand vervangen wordt. Dat kan in de app.

Wat de app op je telefoon gebruikt

Deze sectie gaat over wat Bouw365 van je toestel gebruikt, en het korte antwoord is: weinig, en nooit buiten je om. De camera en de microfoon gaan alleen aan doordat jij ze aanzet. Je locatie wordt nergens opgevraagd. Hieronder staat per onderdeel wat er gebeurt — en waar iets níét gebeurt staat dat er ook, want dat is net zo goed informatie.

Camera. Als je een foto toevoegt, opent de app de bestandskeuze van je telefoon en vraagt hij om de camera aan de achterkant. Je toestel vraagt je daarvoor om toestemming. Bouw365 zet de camera niet zelf aan, kijkt niet mee, en leest je fotobibliotheek niet uit. Je kiest zelf welke foto's je verstuurt, en je kunt er in één keer meerdere selecteren.

Wat er daarna met die foto gebeurt, hoort erbij, en daar is op 11 september 2026 iets veranderd. De app bouwt de foto opnieuw op, op je eigen toestel, vóórdat er iets verstuurd wordt. Daarbij verdwijnt alles wat je telefoon in het bestand schrijft: de GPS-locatie waar de foto genomen is, en ook het merk en type van je toestel en de instellingen van de camera. Wat overblijft is het beeld zelf. De afmetingen worden meteen begrensd tot 2048 beeldpunten op de langste zijde, zodat een foto ook weg kan als het bereik slecht is. Wat er uit komt is een JPEG — of een PNG, als je er een PNG in stopte: een JPEG kent geen doorzichtigheid, en die zou anders zwart worden. Daarna gaat het bestand naar de opslag van Bouw365, met een kleine weergaveversie ernaast.

Dit gebeurt bij elke foto die je aan een dossier toevoegt, en niet alleen op het scherm van de veldwerker: bij een taak of een dagrapport, bij een offerte of een bon in het kantoorgedeelte, bij een diploma of certificaat dat je voor een medewerker uploadt, en bij een foto die je aan een projectbericht hangt. Die laatste twee sloegen de stap tot 11 september 2026 over; sinds die datum gaan ze dezelfde weg, en er staat een automatische controle op de software die alarm slaat zodra er een nieuwe manier bijkomt om een foto te versturen die deze stap zou overslaan. Kan je browser het bestand niet lezen — een HEIC van een iPhone op een computer is het gewone geval — dan wordt de foto geweigerd met een melding, en niet alsnog onbewerkt verstuurd. Dat is lastig, en het is met opzet: de andere keuze zou betekenen dat je locatie er juist dan tóch uit gaat.

Twee afbeeldingen gaan een ándere weg, en dat hoort hier te staan omdat de zin hierboven anders te ruim gelezen wordt: je profielfoto en het logo van je bedrijf. Die worden niet op je eigen toestel opnieuw opgebouwd maar pas op onze server, nadat het bestand verstuurd is. Het origineel — mét alles wat je camera erin schreef, de GPS-locatie inbegrepen — bereikt onze opslag dus wél even, en wordt daar overschreven door de bewerkte versie. Lukt dat bewerken niet, bijvoorbeeld omdat het bestandstype niet wordt ondersteund, dan blijft het originele bestand achter en is er geen opruimstap die het weghaalt. Het gaat hier zelden om een cameraopname, maar 'op je eigen toestel, vóórdat er iets verstuurd wordt' geldt voor deze twee niet.

Eén gegeven wordt bewust gered vóórdat de rest weggegooid wordt: het moment waarop je de foto maakte. Dat reist als apart veld mee, zodat een foto die je om negen uur in een kelder maakte niet als het latere moment van versturen in het dossier komt. Staat er geen opnametijdstip in het bestand — bij een schermafbeelding, of bij een foto die je uit je galerij kiest — dan blijft dat veld leeg en wordt er niets beweerd over wanneer de foto gemaakt is.

Twee grenzen aan die bewerking, en ze horen er allebei bij te staan. De eerste: het gebeurt in de app op je toestel en niet op onze server. Bij ontvangst wordt niet gecontroleerd of het gebeurd is, dus een verouderde of aangepaste versie van de app zou de stap kunnen overslaan. Daarom staat het hier als 'de app haalt het eruit voordat er iets verstuurd wordt' en niet als 'wij bewaren geen locatiegegevens' — dat laatste zou een belofte zijn over iets wat wij aan onze kant niet afdwingen. De tweede: het werkt niet met terugwerkende kracht. Foto's die vóór 11 september 2026 geüpload zijn, staan er onbewerkt in, inclusief de GPS-locatie waar ze genomen zijn. Bij zo'n foto die je bij een klant thuis maakte, staat daarmee het woonadres van die klant in het bestand — niet als ingetypt adres maar als meting. Er is vandaag geen knop om één verstuurde foto te verwijderen; die verdwijnen pas als het hele bedrijf wordt gesloten. Een foto die nog in de wachtrij op je eigen toestel staat kun je wél zelf weggooien — zie 'Offline werken' hieronder.

Microfoon. Op een paar plekken staat een knop om te dicteren in plaats van te typen. Die gebruikt de spraakherkenning van je browser. Bouw365 ontvangt de audio niet en slaat hem nergens op; wat er in het veld terechtkomt is de tekst. Maar wat je browser met de audio doet, bepaalt je browser — in de meeste browsers wordt de herkenning niet op je toestel gedaan maar bij de maker van de browser. Dat is uit onze software niet af te leiden en het staat hier daarom als waarschuwing en niet als geruststelling.

Meldingen. Meldingen staan in de app zelf, een deel ervan gaat ook als e-mail, en sinds 12 september 2026 kan Bouw365 ze ook naar je toestel sturen terwijl de app dicht is. In zo'n melding staan dezelfde titel en tekst als in de app, en die kunnen de naam van een klant of een project bevatten — 'Meerwerk aangevraagd — Keuken Jansen'. Dat is een keuze: een melding die niet zegt waar hij over gaat, is geen melding maar een piepje. Het gevolg hoort er eerlijk bij te staan, en dat is dit: die tekst verschijnt op het vergrendelscherm van je toestel, dus wie jouw telefoon op tafel ziet liggen kan hem lezen zonder de app te openen en zonder je code te kennen. Bedragen, marges en inkoopprijzen staan er nooit in; verder dan de titel en de tekst van de melding gaat het niet.

Toestemming voor die meldingen vraagt je browser, niet Bouw365, en pas nadat jij zelf op de knop hebt gedrukt. Het gaat per toestel en per browser: zet je het op je telefoon aan, dan staat het op de tablet van de zaak nog uit. Uitzetten kan met dezelfde schakelaar. Eén ding kunnen wij daarbij niet, en dat hoort erbij voordat je kiest: heb je het in het venster van je browser geweigerd, dan kan Bouw365 er niet nog eens om vragen. Die keuze zit in de instellingen van je browser, en alleen jij kunt hem daar terugdraaien.

Om een melding te kunnen bezorgen bewaart Bouw365 per toestel een adres dat je browser aanmaakt, met twee sleutels ernaast. Log je uit, dan wordt dat adres meteen weggegooid — ook omdat een bouwtelefoon van hand tot hand gaat, en de volgende gebruiker jouw meldingen niet op zijn scherm hoort te krijgen. Het bezorgen zelf loopt via de pushdienst van je browser: Google bij Chrome, Edge en Android, Apple bij Safari en bij de webapp op een iPhone of iPad, en Mozilla bij Firefox. Die dienst krijgt het adres van je toestel, het tijdstip en de melding in versleutelde vorm. Google, Apple en Mozilla ontvangen daarbij geen leesbare inhoud — de titel en de tekst zijn versleuteld met sleutels die alleen jouw toestel heeft. Wat zij wél zien is dát er een melding voor jouw toestel was, en wanneer.

Locatie. De app vraagt je locatie nergens op. Je veldwerkers worden niet gevolgd — geen doorlopende locatiebepaling, niet als standaardinstelling en niet als optie. Dat is een uitgangspunt van het product. De enige gemeten locatie in het hele systeem zat in de foto's hierboven, en die wordt er sinds 11 september 2026 op je eigen toestel uitgehaald voordat de foto verstuurd wordt. Voor de foto's die daarvóór geüpload zijn geldt dat niet.

Apparaatgegevens. Op vier momenten worden je IP-adres en de informatie over je browser vastgelegd, en verder niet: als een klant een offerte accepteert, als een klant meerwerk goedkeurt, als een klant een rapport ondertekent, en als een medewerker een werkinstructie aftekent. Dat zijn bewijsmomenten — er wordt vastgelegd wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Wijst een klant een offerte of meerwerk af, of stelt hij een vraag, dan wordt er geen IP-adres bewaard.

Offline werken. Werkt je veldwerker zonder bereik, dan bewaart de app een paar handelingen in de opslag van zijn eigen browser tot er weer verbinding is, en sinds 11 september 2026 ook de foto's zelf. Dat betekent dat een foto een tijd op dat toestel kan blijven staan — tot de app weer geopend wordt op een plek mét bereik. Het gaat om de bewerkte foto: zonder locatie, met het opnametijdstip ernaast. Uren klokken zit daar bewust niet bij, omdat een tijdstip dat later wordt afgespeeld een verkeerd tijdstip is; bij een foto speelt dat niet, omdat hij zijn eigen opnamemoment meedraagt. Wat in die wachtrij staat, staat op dat toestel en nergens anders, tot het verstuurd wordt.

Twee dingen over die wachtrij horen er eerlijk bij te staan, en ze zijn allebei sinds 11 september 2026 zo geregeld. Het eerste: de wachtrij blijft staan als je uitlogt. De opslag van een browser hangt aan het adres van de app en niet aan je sessie, dus op een tablet die je met collega's deelt staan de nog niet verstuurde foto's van de vorige gebruiker er na het uitloggen nog. Ze worden niet weggegooid — dat zou een foto vernietigen die nergens anders bestaat — maar ze gaan ook niet meer onder jouw naam de deur uit: elke wachtende foto draagt sinds die datum wie hem gemaakt heeft, en een foto van iemand anders blijft staan met de melding dat hij bij een andere gebruiker hoort. Het tweede: je kunt een wachtende foto zelf weggooien, met een bevestiging die zegt dat hij daarna nergens meer is. Dat is de enige verwijderknop die er voor een foto bestaat, en hij werkt alleen zolang de foto nog op je toestel staat — is hij eenmaal verstuurd, dan geldt wat hierboven bij de camera staat.

Contacten, agenda, bluetooth, gezondheidsgegevens van je telefoon: daar wordt niets van gelezen.

Wie de gegevens ziet

Binnen je bedrijf zien mensen wat bij hun rol hoort. Veldwerkers krijgen geen inkoopprijzen, geen marges en geen bedrijfsbrede cijfers te zien, en het klantportaal ook niet. Dat wordt op de server afgeschermd en niet alleen in het scherm verborgen.

Bouw365 zelf kan ook in je omgeving kijken, en dat hoort hier te staan in plaats van in de kleine lettertjes. Een beheerder van het platform kan een meekijksessie in je account openen, bijvoorbeeld om een storing na te lopen. Die sessie is alleen-lezen — er kan tijdens het meekijken niets gewijzigd worden — hij duurt maximaal een half uur, en de toegangsbon ervoor is eenmalig en twee minuten geldig.

Dat je dat kunt nakijken, hoort er in dezelfde adem bij. Het starten van zo'n sessie wordt op twee plekken vastgelegd, en één daarvan is van jou: er komt een regel in de audittrail van je eigen bedrijf, en die kun je in de app zelf teruglezen onder Audit. Daar staat wie er meekeek en welke reden hij invulde. De tweede regel komt in een logboek van de platformbeheerders, buiten je bedrijf.

Wat die logboeken niet doen, hoort er ook bij. Ze leggen de start van de sessie vast, niet wat de beheerder in dat half uur bekeken heeft. En je krijgt er vandaag geen automatisch bericht van — je moet zelf in dat scherm kijken.

Buiten je bedrijf ontvangen deze partijen gegevens, omdat de software hen nodig heeft om te werken. De lijst hieronder is niet met de hand bijgehouden. Hij wordt afgeleid uit dezelfde registratie waarmee de software zelf werkt, dus komt er een partij bij, dan verschijnt die hier vanzelf.

Eén stroom in die lijst is zwaarder dan de rest en valt in een tabel niet op: de factuurmail. Als je een factuur verstuurt, gaat de pdf als bijlage mee via de e-mailverzender. In die pdf staan de gegevens van je bedrijf (naam, adres, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN, telefoonnummer, website en je logo), de gegevens van je klant (naam, adres, e-mailadres, en als je ze hebt ingevuld ook zijn KVK-nummer en IBAN), de factuurregels, en als je die instelling aanzet de handtekening van degene die verstuurde. Het btw-nummer van de klant komt er alleen op als er btw verlegd wordt. Bij een eenmanszaak is dat vaak een privéadres en een privérekening, van twee personen tegelijk, in één bestand.

Er staat geen advertentienetwerk in die lijst, geen analysedienst en geen partij die gegevens doorverkoopt. Er zit geen volgsoftware in de app: niets koppelt je gedrag over websites of apps heen, en er gaat niets naar een databroker.

Twee ontvangers staan bewust niet in de lijst, omdat jij ze kiest en niet Bouw365: de agenda-app waarin een teamlid zijn planning zet, en Google Maps als iemand op 'Navigeer' tikt. Wat daarheen gaat, staat in de sectie over de gegevens van je klanten.

En voor de volledigheid, want 'deze partijen en verder niemand' hoort te kloppen: bij het bouwen van de software stuurt het gebruikte webframework geanonimiseerde bouwstatistieken naar zijn maker. Dat gebeurt op de machine waarop Bouw365 gebouwd wordt, niet in je browser, en er gaan geen gegevens van gebruikers mee.

Wat er naar de Verenigde Staten gaat

Een deel van de partijen hierboven zijn Amerikaanse ondernemingen. Voor de meeste gaat het om opslag, hosting en het versturen van e-mail. Eén partij ontvangt inhoudelijke, vrije tekst, en die verdient een eigen uitleg: Anthropic, de maker van de AI die onder vijf functies in de app zit.

Dit is per functie wat er de deur uit gaat:

• De AI-conceptofferte: de naam en woonplaats van de klant, de titel van de lead, de vier vrije tekstvelden uit de bezoekverslagen, de metingen, de regels uit je prijsboek, de secties en regelomschrijvingen die al in je calculatie staan, en de aanwijzing die je zelf typt. Het e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer, KVK-nummer, IBAN en adres van de klant gaan er níét in, en je inkoopprijzen en marges ook niet.
• Het AI-factuurvoorstel: de naam en woonplaats van de klant, de projectnaam, de conceptregels, de regels van eerdere facturen op dat project, het afgeronde meerwerk, de regels uit de geaccepteerde offerte, de regels uit je prijsboek en de aanwijzing die je zelf typt. Ook hier geen adres, geen e-mailadres en geen interne cijfers.
• De Meerwerk Radar: de dagnotitie bij een taak, woordelijk, van wie hem ook schrijft — een veldwerker of iemand van kantoor — plus een samenvatting van de afgesproken scope zonder bedragen en zonder klantgegevens.
• De opname-assistent: de ruwe notitie die je intypt of dicteert. Er gaat geen enkel veld uit de database mee.
• De hulp-assistent in de app: je vraag, je taal, de pagina waar je stond en de tekst van maximaal drie helppagina's. Geen klantgegevens en geen cijfers van je bedrijf.

Twee dingen die je moet weten omdat ze niet vanzelf opvallen. De Meerwerk Radar draait op de achtergrond: wie de dagnotitie schrijft, krijgt op dat moment niet te zien dat zijn tekst het platform verlaat. En bij de Meerwerk Radar en de opname-assistent gaat vrije tekst woordelijk mee. Wat iemand opschrijft over de gezondheid of de thuissituatie van een bewoner — 'mevrouw is slecht ter been, douche moet drempelloos' — staat dan in wat er verstuurd wordt.

Bij de AI-conceptofferte en het AI-factuurvoorstel wordt bewaard wat er precies verstuurd is. Dat staat in de database bij het concept, zodat later na te lezen is waarop een voorstel gebaseerd was.

Dan de vraag die je hierna waarschijnlijk stelt: wordt daar een AI-model mee getraind? Wij kunnen dat niet vaststellen, en daarom beweren we er niets over — niet dat het gebeurt en niet dat het niet gebeurt. Wat er met de verstuurde tekst gebeurt zodra hij bij de aanbieder is, hangt af van de voorwaarden en afspraken die daar gelden, en die staan niet in onze software. Een verklaring die je op dit punt geruststelt, zou iets beweren over een ander bedrijf dat zij niet kan nakijken.

Wat we je wél kunnen vertellen, is wat onze eigen kant doet. De aanroep gaat naar het gewone eindpunt van de aanbieder, en er staat in onze software geen instelling aangezet die zo'n gebruik uitsluit of die de bewaring bij de aanbieder beperkt. Wil je zeker weten wat er met die inhoud gebeurt, dan is de voorwaardenpagina van Anthropic de plek waar dat staat — en wat daar staat kan veranderen zonder dat wij het merken.

Er is één sleutel voor alle bedrijven samen en er wordt geen Europees eindpunt gebruikt. Of deze doorgifte naar een land buiten de EU rechtmatig is en op welke grondslag, is een juridische vraag. Deze verklaring beschrijft wat er gebeurt en beantwoordt die vraag niet.

Hoe lang gegevens blijven staan

Hier hoort een eerlijk antwoord, en het is niet het antwoord dat je in de meeste privacyverklaringen leest. Bouw365 verwijdert niets automatisch na een bepaalde termijn. Er is geen teller die afloopt en dan gegevens wist.

Wat er wel is, en dat is iets anders:

• Per bedrijf staat er een instelling voor hoe lang je klantgegevens wilt aanhouden. Die instelling verwijdert niets. Wat hij doet is dit: elke maandagochtend krijg je een melding in de app en een e-mail met de klanten die niet meer actief zijn sinds vóór die periode en die je nog niet geanonimiseerd hebt. Beoordelen en opruimen doe je zelf. De standaardwaarde is een gangbare vuistregel voor de Nederlandse fiscale bewaarplicht en geen juridisch advies.
• Er zijn precies twee termijnen die de software zelf afdwingt, en het zijn allebei termijnen op een gedownload bestand en niet op je administratie: een aangevraagd urenexportbestand vervalt na zeven dagen, en het exportpakket dat je bij een bedrijfssluiting krijgt wordt na dertig dagen opgeruimd.

Verder verdwijnen gegevens op twee momenten. Als jij ze zelf anonimiseert of verwijdert, en als het bedrijf gesloten wordt — dan wordt de hele administratie opgeruimd.

Eén categorie blijft bewust staan, ook na een verwijderverzoek: verzonden offertes en verzonden facturen worden nooit gewijzigd. Op het moment van versturen wordt er een bevroren kopie gemaakt, en daar staan de klantgegevens in zoals ze toen waren. Dat is geen omissie. Een verzonden factuur is een document waarop een bewaarplicht rust, en een factuur die achteraf verandert is geen factuur meer. Het betekent wel dat een anonimisering die kopieën niet raakt, en dat hoor je te weten.

Iets soortgelijks geldt voor een bericht dat je in de projectchat verwijdert. Dat verdwijnt uit beeld maar niet uit de database. De tekst blijft op vier plekken staan: de rij zelf, een zoekindex die eraan vastzit, de regel in het logboek die de verwijdering zelf schreef en waarin de oude tekst bewaard is, en — als er iemand in genoemd werd — de melding die daarvan gemaakt is, met de eerste 140 tekens en de naam van de schrijver. Drie van die vier zie je nergens terug in de app.

Dat de software geen bewaartermijn afdwingt, betekent niet dat er geen bewaartermijn hoort te zijn. Het vaststellen ervan ligt bij Bouw365 voor de accountgegevens en bij jou voor de gegevens van je klanten. Het staat als open punt in het eigen verwerkingsregister van Bouw365.

Jouw rechten, en hoe je ze uitoefent

Je hebt het recht te weten welke gegevens er van je zijn, ze te laten corrigeren, ze te laten verwijderen, bezwaar te maken, de verwerking te laten beperken zolang een van die vragen loopt, en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te krijgen om ze elders te gebruiken. Waar je moet zijn, hangt af van welke helft uit de tweede sectie over jou gaat.

Ben je klant van een bouwbedrijf, dan richt je je tot dat bedrijf. Zij hebben je gegevens ingevoerd en zij bepalen wat ermee gebeurt. Kom je er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ben je accounthouder, dan kan het meeste in de app zelf. Je profiel en je bedrijfsgegevens pas je aan bij de instellingen. Je account verwijderen kan daar ook, onder Account.

Wat er gebeurt als je je account verwijdert:

• je wordt uit de bedrijven gehaald waar je lid van bent, met een regel in het logboek van dat bedrijf dat je vertrokken bent
• je profielfoto en je handtekening worden uit de opslag verwijderd
• je naam en e-mailadres worden overschreven en je wachtwoord wordt gewist; inloggen is daarna definitief onmogelijk
• je meldingen, je voorkeuren, je herstelcodes en je voortgang in de rondleiding worden verwijderd
• wat aan het bouwbedrijf toebehoort blijft staan: de offertes die je verstuurde, de facturen die je uitschreef, de projecten waaraan je werkte

Ben je de laatste eigenaar van een bedrijf, dan kun je je account niet zomaar verwijderen; je moet eerst dat bedrijf sluiten. Een sluiting heeft dertig dagen bedenktijd, en je kunt hem in die periode intrekken. In de eerstvolgende nacht wordt een volledig exportpakket gebouwd: alle gegevens als bestanden, plus je offertes, facturen en creditnota's als pdf. Dat pakket is de enige kopie die je overhoudt van je administratie, want die wordt daarna verwijderd.

Twee sporen blijven wél staan, en 'daarna wordt alles verwijderd' geldt dus niet helemaal. Het eerste is de sluiting zelf: de bedrijfsnaam, wie hem aanvroeg en wanneer wat gebeurde, omdat daarmee na te gaan is of het abonnement daadwerkelijk is opgezegd. Het tweede is het logboek van de platformbeheerders. Dat hangt niet aan je bedrijf en wordt bij een sluiting niet opgeruimd. Er staan het e-mailadres van de beheerder in, zijn IP-adres, en een vrij veld met wat er vóór en ná een handeling stond — en dat vrije veld kan gegevens uit jouw bedrijf bevatten. Aan geen van beide sporen hangt een termijn.

Voor de verzoeken die bij jou binnenkomen over jouw klanten heeft de app twee knoppen, op de klantpagina. Eén levert een bestand met de gegevens van die klant, voor een inzageverzoek. De andere anonimiseert de klant, zijn contactpersonen en zijn werkadressen.

Wat die twee knoppen niet doen, hoort er in dezelfde adem bij te staan, want anders denk je dat een verzoek ermee afgehandeld is.

Het inzagebestand is een selectie en geen volledige verzameling. Erin zitten: de gegevens van de klant zelf, zijn contactpersonen, zijn werkadressen, een regel per lead, een regel per project en van elk project de factuurkopjes. Van de klant zelf ontbreken het KVK-nummer, het IBAN, de koppeling met je boekhouding en de datum van een eerdere anonimisering, en leads die uit een handmatige offerte zijn ontstaan worden weggelaten zonder dat het bestand dat meldt.

Zwaarder dan die kolommen is wat er via een lead of een project aan hangt, want dát blijft er in zijn geheel uit: de vrije tekst van de bezoekverslagen, de bevroren offertes met de volledige naam, het adres, het e-mailadres, het KVK-nummer en het IBAN van de klant, de foto's, de berichten in de projectchat en het klantportaal, de rapporten, het meerwerk, en de conceptregels die een AI-factuurvoorstel bewaarde. Facturen die niet aan een project hangen ontbreken ook.

De anonimisering overschrijft naam, e-mailadres, telefoonnummer, notities, btw-nummer en adres van de klant, zijn contactpersonen en zijn werkadressen, maar laat het KVK-nummer, het IBAN en de verwijzing naar je boekhouding staan. Vrije tekst wordt niet doorzocht, en de bevroren kopieën in verzonden offertes en facturen blijven zoals ze waren.

Voor je onderaannemers en leveranciers is er helemaal geen knop. Een zelfstandige die je als leverancier hebt vastgelegd staat met zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer in de app, en er is geen enkele manier om hem te anonimiseren of te verwijderen — niet automatisch en ook niet met de hand. Vraagt hij erom, dan is de enige uitgang vandaag het sluiten van het hele bedrijf.

Wie een verzoek volledig wil afhandelen, kan op deze opsomming dus niet blind varen. Zij is wat wij bij het nalopen van de code gevonden hebben, en niet noodzakelijk alles. Deze punten staan als bevinding in het eigen verwerkingsregister van Bouw365 en zijn bekend; ze zijn hier niet weggelaten omdat ze niet mooi staan.

Cookies en wat er op je apparaat staat

Er zijn geen trackingcookies, geen analysecookies en geen advertentiecookies. Er is om die reden ook geen toestemmingsvenster: er valt niets te kiezen, en een venster dat toestemming vraagt voor iets wat niet gebeurt is misleidend.

Wat er wel op je apparaat staat:

• een inlogcookie, zodat je ingelogd blijft tussen twee pagina's door
• een taalcookie, dat onthoudt of je de app in het Nederlands of het Engels wilt
• in de opslag van je browser: de wachtrij met handelingen die je offline deed, en de foto's die je offline maakte, tot die verstuurd zijn
• in het klantportaal: de naam die je bij een bericht invulde, zodat je hem niet elke keer opnieuw hoeft te typen

De laatste twee staan alleen op jouw apparaat. Ze gaan niet naar Bouw365, tenzij je de handeling waar ze bij horen daadwerkelijk verstuurt. Je kunt ze wissen door de gegevens van de site in je browser te verwijderen; je raakt dan wel een nog niet verstuurde offline wachtrij kwijt, inclusief de foto's die daarin staan.

Wijzigingen en contact

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op de datum die bovenaan deze pagina staat. Verandert er iets aan wat de software doet, dan wordt deze tekst bijgewerkt. De lijst met partijen die gegevens ontvangen komt uit de software zelf en beweegt automatisch mee.

Eén zo'n wijziging is er op 12 september 2026 geweest, en zij staat hier omdat dit document er anders stilletjes onjuist van zou worden. Sinds die datum kan Bouw365 pushmeldingen sturen. Daarmee is de pushdienst van je browser — Google, Apple of Mozilla — een partij geworden die gegevens van ons krijgt, en die drie staan sindsdien in de lijst hierboven. Tot die datum zei deze verklaring het tegenovergestelde over Apple; zij is bijgewerkt in dezelfde uitrol als de functie zelf, en niet erna. Wie de volgende functie bouwt die gegevens bij een nieuwe partij brengt, werkt deze tekst bij vóórdat die functie live gaat — die verplichting staat daarom hier, in het document zelf, en niet alleen in onze interne notities.

Vragen over deze verklaring, of over de gegevens van je eigen account: mail info@bouw365.nl. Gaat het over gegevens die een bouwbedrijf over jou heeft ingevoerd, dan is dat bouwbedrijf je aanspreekpunt; zie de sectie over de twee rollen.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Tot slot nog een keer, omdat het de eerste sectie ook al zei: deze verklaring beschrijft wat de software doet. Zij stelt niet vast dat Bouw365 aan de AVG voldoet. Dat oordeel hoort bij een jurist, en het staat hier niet.